海運貨代的一般操作步驟如下，分為預(yù)訂、入庫、托車、報關(guān)、單證確認、費用等步驟。詳細的內(nèi)容如下，一起學(xué)習(xí)。一:預(yù)訂1:客戶向貨代預(yù)訂(預(yù)訂必須顯示:承運人/發(fā)件人、船公司/船名/航次或船期、出發(fā)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨物名稱、機柜類型、運費條款、承運人簽字、蓋章)2:客服人員收到預(yù)訂單后，需要確認訂單。到付貨FOB/EXW/FCA：與國外確認。預(yù)付貨：Sales(預(yù)付貨)與客戶核對運價，確認后Sales在訂艙單上簽字確認，然后根據(jù)自己創(chuàng)建的S/O向相應(yīng)船公司訂艙。1：客服人員需要與船公司確認艙位。預(yù)訂后，客戶服務(wù)人員應(yīng)及時將信息輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)2：制作相應(yīng)的操作通知，注明與預(yù)訂信息一致的信息，并發(fā)送給客戶，方便客戶安排貨物和賬單的交付。入庫:入庫通知拖卡:拖卡裝箱通知自拉自報:自拉自報協(xié)議*EXW/FCA：客戶提供提貨通知單，貨運代理安排車隊提貨到倉庫。二：入倉，托車，自拉自報，報關(guān)1：客戶行為①入倉:客戶收到入倉通知后，需要根據(jù)入倉單上的時間地址按時入倉，確認內(nèi)部信息正確。報關(guān)單據(jù)應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)送達貨代辦公室，方便貨代安排報關(guān)。②拖卡:如果客戶需要貨運代理安排拖卡報關(guān)，需要在收到貨運代理提供的拖卡裝箱通知后進行確認。如果確認無誤，需要將拖卡的相關(guān)信息(拖卡時間、地點、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù))正確補充到通知中，并返回給貨運代理。同時，報關(guān)單據(jù)應(yīng)在貨代規(guī)定的時間內(nèi)準(zhǔn)備到位。③自拉自報：如果客戶需要自拉自報，請在確認貨運代理提供的自拉自報協(xié)議上的相關(guān)預(yù)訂和費用信息后，掃描并返回貨運代理，然后在收到貨運代理關(guān)于船運公司放置艙的通知后，在收到貨運代理的裝箱單后，用自拉自報協(xié)議原件簽字蓋章。請在船運公司規(guī)定的截止時間內(nèi)通知貨運代理。此外，客戶還安排其他貨運代理或報關(guān)行辦理報關(guān)。2：貨代操作①進入倉庫：在客戶訂單到達的前提下安排發(fā)貨：對于整個集裝箱貨物，通知倉庫提貨箱包裝安排進入港口，接收倉庫提供的箱封，并截取訂單;對于LCL貨物，將其轉(zhuǎn)交給客戶服務(wù)部確認LCL信息(順序、盒形、是否安排包裝等)，通知倉庫提貨箱包裝進入港口，并接收倉庫提供的箱封禁單。報關(guān)單據(jù)移交報關(guān)行審核單據(jù)，告知預(yù)安排報關(guān)時間。*貨代確認客戶到貨情況說明：⑴貨物進入倉庫的情況:已經(jīng)進入倉庫:需要確認貨物是否與客戶的預(yù)訂數(shù)據(jù)一致，并與倉庫確認貨物是否有損壞和變形的油漬。如有損壞等情況，需與客戶確認。確認會出運，需要讓客戶提供相應(yīng)的保函;不能出運，請配合客戶進行維修行為。(到付貨FOB原則上需要與國外確認是否可以發(fā)貨，預(yù)付貨物需要與客戶確認)不進倉:需要立即與客戶確認是否發(fā)貨，如果還需要發(fā)貨，需要通知客戶最遲發(fā)貨時間。同時通知客服，由客服確認是否等待客戶的貨物。⑵報關(guān)單據(jù)接收情況：已接收：做好登記、整理、歸檔工作，與客戶預(yù)訂信息進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)驗證，并檢查數(shù)據(jù)是否齊全。未提前轉(zhuǎn)交報關(guān)單(特別是需要報關(guān)單的，應(yīng)提前提交報關(guān)單)：應(yīng)立即與客戶確認賬單到位時間，并確認是否有報關(guān)單等特殊情況。如果不能在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送，客戶應(yīng)向我公司提供正確完整的掃描件，原件必須在報關(guān)日前發(fā)送至報關(guān)行。②拖卡：收到客戶發(fā)回的拖卡裝箱通知后，根據(jù)客戶提供的信息和入境時間通知合作團隊安排箱、拖卡裝箱、入境等操作。在車隊安排完畢后，請告知客戶拖卡的車隊信息，方便客戶查看。車隊提到箱子后，貨代根據(jù)車隊提供的箱封禁等信息截取訂單。報關(guān)單據(jù)移交報關(guān)行審核單據(jù)，告知預(yù)安排報關(guān)時間。③自拉自報：貨運代理只需根據(jù)客戶提供的艙單信息截取訂單，在船運公司規(guī)定的截取期限內(nèi)向船運公司發(fā)送完整正確的艙單，并確保船運公司已收到。報關(guān)由客戶自行安排。三、確認文件→費用→簽單→存檔1：文件確認：客戶到達并有初步運輸信息后，貨運代理文件應(yīng)根據(jù)客戶提供的訂單輸入提單相關(guān)信息，及時發(fā)送給客戶確認，直至確認完成。注意：簽單后客戶要求修改提單，貨代要根據(jù)情況加收費用。2：費用：確認出貨后，貨代需要制作費用，送到客戶處確認開票事宜。在客戶確認后，貨代開具發(fā)票寄給客戶支付賬單。特殊費用需要與客服/Sales進行確認。3：簽單①貨運代理提單:貨運代理在與船運公司確認離港信息后，需要簽署確認的提單，并在客服確認無誤后提交財務(wù)保管。在確認收到客戶付款后，財務(wù)部門將提單蓋章后，將提單退回文件，并將文件寄給客戶或幫助客戶安排電放。注意：客戶要求電放的提單需要收到客戶提供的電放保函原件，電放費和提單原件可以安排電放。②海運提單：海運提單由船公司簽署。貨運代理收到船運公司的海運提單后：原提單應(yīng)保存一份，另一份應(yīng)存檔，其余兩份應(yīng)寄出國外代理;電放行提單應(yīng)向船運公司出具電放行保函，以便船運公司安排電放行給貨運代理;Seawaybill，只需將seawaybill與貨代提單一起存檔轉(zhuǎn)交客服進行下一步操作。4.收到船公司的海單文件后，存檔客服整理與該票單相關(guān)的海運費用。貨代提單信息整合后，掃描歸檔，掃描件發(fā)送到國外。還需要關(guān)掉這張票單。4：其他1：如果貨運代理安排托車/貨運代理倉庫，貨運代理安排報關(guān)貨物，貨運代理操作應(yīng)在船運公司免費箱期內(nèi)安排拖車柜。請在免堆期內(nèi)安排進港，以防止額外費用。如有超堆費、換船費、逾期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并做好登記。2：如果客戶因各種原因取消預(yù)訂，需要書面確認，在確認所有費用已結(jié)清的情況下，可以在電腦中刪除信息。提單準(zhǔn)備注意事項：①提單的內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確，必要的信息不能空出，包括：SHIPPER，CONSIGNEE，NOTIFYPARTY，VSL’SNAME/VOY，POL，POD，PLACEOFDELIVERY，MARKS，CARGODESCRIPTION，CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。②提單表面應(yīng)清理干凈，防止涂改過多，一份提單最多不能超過3個更正章。羊毛數(shù)據(jù)、產(chǎn)品名稱、船名/航次、箱封禁等重要項目不能更改。記住報關(guān)單、提單、艙單上的產(chǎn)品名稱、羊毛數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)必須一致。③客戶要求出船證。船舶證書的內(nèi)容(如船級社、船齡要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實確認。④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。⑤海運提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運提單，貨代提供給客戶的提單(除非客戶要求直接訂單)。

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